Data dan informasi adalah terminologi yang paling mendominasi dalam sistem informasi manajemen. Oleh sebab itu personil yang berkecimpung dalam dunia informasi harus dapat membedakannya. Perbedaan data dan informasi adalah sebagai berikut :
Data adalah fakta yang dapat disajikan oleh sejumlah atribut secara terstruktur yang terekam dalam dokumen–dokumen standard. sebagai contoh seseorang dapat dibuatkan data pribadinya dalam sebuah Kartu Tanda Penduduk (KTP). KTP ini mewakili sejumlah fakta yang disajikan dalam sejumlah atribut yaitu: NIK, Nama, Tempat Tanggal Lahir, Alamat, Agama, Kewarganegaraan.
Informasi adalah data yang sudah diolah dan disajikan dengan metode tertentu sehingga memiliki arti yang bermanfaat untuk mendukung kegiatan operasional dan membuat keputusan organisasi. misalnya agar Ketua RT mengetahui komposisi warganya berdasarkan Jenis Kelamin, Usia, Agama, dan Kewarganegaraan maka dapat dibuat laporan komposisi penduduk yang dapat dibuat dalam bentuk tabel sebagai berikut :
Komposisi Penduduk RT XX RW XX Kelurahan XXX
- Jenis Kelamin Laki-laki: Perempuan:
- Usia <25 th: 25-55 th: >55th:
- Agama Islam: Katholik: Kristen: Hindu: Budha:
- Kewarganegaraan WNI: WNA:
Sistem Informasi Manajemen 